ERP aus der Wolke: eine saubere Sache für Beropur

Wer als Mechaniker, Spengler oder Drucker richtig anpackt, kommt um eine gründliche Reinigung der Oberflächen und Hände nicht herum. Damit dies sauber und schonend geschieht, bietet die Beropur AG ih- ren Kunden ein umfassendes Produktesortiment. Sämtliche dazu gehörenden Geschäftsprozesse finden in der Cloud statt. Zentrale Elemente sind dabei der bestens ausgerüste- te Aussendienst und ein moderner Webshop.

Als sich die Beropur AG in Sirnach entschloss, ihre in die Jahre gekom- mene ERP-Software durch eine moderne Gesamtlösung zu ersetzen, war ihre IT-Landschaft durch verschiedene, anfällige Insellösungen geprägt. Auch die Tablet-PC-Schnittstelle der Aussendienstmitarbeitenden ent- sprach nicht mehr dem aktuellen Stand. Der Entschluss, den Schritt in die Zukunft mit einer Cloud-Lösung zu machen, beruhte auf dem Wunsch nach besserer Datenverfügbarkeit, mehr Sicherheit, tiefe- ren und kalkulierbaren Kosten, Skalierbarkeit und nach einer einfacheren Systemverwaltung.

Als Beginn der Evaluationsphase nutzte man die topsoft, Messe für Business Software. Die Gespräche mit verschiedenen Anbietern führte auch zum Kontakt mit myfactory Software Schweiz. Die präsentierten Möglichkeiten und Funktionen der SaaS-Lösung myfactory entsprachen schlussendlich genau den Vorstellungen der Beropur AG.

Kleine Firma mit komplexen Anforderungen

Wie viele Schweizer Unternehmen gehört die Beropur mit ihren 8 Mitarbeitenden zu den eher kleinen Firmen. Trotz- dem waren die Anforderungen alles andere als trivial. Der integrierte Online-Shop und die iPad-Anbindung des Aus- sendienstes gehörten dabei zum Pflichtprogramm, das myfactory zu bewältigen hatte. Ganz ohne individuelle Anpassungen ging es dabei nicht.

Hier zeigte sich die Stärke des Anbieters: Dank eigener Entwicklerressourcen konnte jede Hürde problemlos gemeistert werden. Zudem können mit myfactory die beiden wichtigsten Vertriebska- näle der Beropur – Aussendienst und Online-Shop – gleich- zeitig bedient werden: Die Kunden bestellen entweder direkt übers Web, oder der Aussendienst löst die Bestel- lung live und vor Ort übers iPad aus.

myfactory bleibt auch als SaaS-Lösung flexibel

Wer sich wie die Beropur AG für eine Cloud-Lösung ent- scheidet, stellt rasch fest, dass die sofortige Bereitstellung der Software sehr einfach ist. Die Software «funktioniert» von Beginn an standardmässig. Das heisst aber nicht, dass eine SaaS-Lö- sung dadurch nicht anpassbar wäre. Bei der Optimierung von myfactory auf die Geschäftsprozesse profitierte Beropur von der Zu- sammenarbeit mit myfactory Schweiz. Deren Software-Entwickler programmierten gezielt einige speziell für die Beropur wichtige Funktionen.

Während der ganzen Einführungsphase unterstützte myfactory Schweiz die Anwender aktiv im Projekt und stellte bei Bedarf Ressourcen und Spezialisten zur Verfügung. Kurze Kommunikationswege eliminierten das Risiko von Missverständnissen. Ein professionelles Ressourcen- und Zeitmanagement sorgte auch in hektischen Zeiten auf, dass eine sehr gute Umsetzung gelang.

Hohe Anwenderzufriedenheit

Der bekannte Effekt „früher war alles besser“ ist nach der Einführung von myfactory nicht eingetreten. Die Akzeptanz der neuen Lösung war bei den Mitarbeitenden der Beropur AG von Anfang an sehr hoch; auch die Programmlogik der neuen Lösung wurde durchwegs ge- schätzt. Schliesslich profi tieren alle Anwender von der Durchgängigkeit des Gesamtsystems. Beim Aussendienst ist natürlich die iPad-Funktio- nalität besonders beliebt, welche genau auf die Anforderungen der Beropur abgestimmt wurde.

Gelungener Schritt in die Cloud

Die Beropur zieht ein äusserst positives Fazit, was ihren Entscheid für eine Cloud-Lösung betrifft. Mit myfactory konnte eine sehr gut inte- grierte Plattform in Betrieb genommen werden, welche ohne externe Schnittstellen auskommt. Ausser für einfache Endgeräte (PC, Drucker, Notebook, iPads) hat die Beropur heute nur noch geringe Hardware- kosten. Die Administration der Geräte und der Systemumgebung ist einfach und kann selber bewältigt werden. Mittelfristig erwartet die Beropur AG merklich tiefere Kosten und Zeitaufwand für die IT, so dass sie sich vermehrt um das eigentliche (gewinnbringende) Geschäft kümmern kann.