Vom Webshop bis zur Kasse alles aus der Cloud

Das Café Bueno der Kaffeewelt GmbH in St. Gallen ist mehr als ein Geschäftslokal. Hier öffnet sich für Kaffeeliebhaber die Tür zum Paradies. Verführerische Düfte, angeregte Gespräche, ein einladendes Ambiente und über 70 Kaffeesorten! Im Hintergrund sorgt die Cloud-Lösung myfactory dafür, dass vom Webshop bis zur Ladenkasse das Geschäft blüht.

Der Name ist Programm beim St. Galler Genussunternehmen Kaffeewelt GmbH. Privatkunden und Firmen mit hohen Ansprüchen an Kaffee finden hier von der Tasse bis zur Bohne eine einzigartige Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen. Unter der Marke «Dä Kafimaa» werden verschiedene Kaffeesorten, Süssigkeiten und Spirituosen bis hin zu Kaffeemaschinen und Barista-Kursen angeboten. Die Kunden können sowohl online im Web-Shop als auch vor Ort im Ladengeschäft einkaufen.

Das 1999 gegründete Unternehmen beschäftigt 7 Mitarbeitende, welche den Kunden kompetente Beratung, Dienstleistungen und Produkte bieten, die nicht überall erhältlich sind. Die Unterstützung durch eine integrierte Unternehmenslösung ist dabei eine grosse Hilfe. Sie sorgt für Transparenz und Effizienz in sämtlichen Geschäftsbereichen.

Kundenservice von Beratung bis Bestellung

Da die Kunden von Kaffeewelt Wert auf eine persönliche Beratung legen, sollten mit der Einführung eines neuen Systems auch Informationen über die Vorlieben der Kunden und ihre getätigten Einkäufe zur Verfügung stehen. Mit der Beratung allein ist es jedoch nicht getan; die Kunden wollen die entsprechenden Produkte natürlich auch bestellen können.

Die Warenbewirtschaftung vom Einkauf bis zum Lager ist für den Geschäftserfolg von Kaffeewelt von grosser Bedeutung. Alle Veränderungen aus den Verkaufsprozessen im Laden, im Webshop oder über das Telefon müssen berücksichtigt werden. Nur wenn rechtzeitig disponiert wird, ist die Versorgung sichergestellt.

myfactory bietet Qualität und Vorteile aus der Cloud

Die Mitarbeitenden von Kaffeewelt sind mit Herz und Seele für die Kunden da – nicht aber für die Informatik! Die Reduktion von IT-Aufgaben auf ein Minimum, ohne dass dabei Qualitätseinbussen, z.B. in der Datensicherung, entstehen, ist für ein kleines Unternehmen wie Kaffeewelt wichtig. Genau diese Vorteile bietet Software as a Service (SaaS).

Bei der Evaluation fiel der Entscheid auf myfactory, welche als Gesamtlösung sämtliche Bereiche bei Kaffeewelt abdeckt. Dabei war ausschlaggebend, dass die Cloud-Lösung myfactory einen ortsunabhängigen Zugriff und dank klarer Abonnementsgebühren eine optimale Kostentransparenz ermöglicht. Gleichzeitig stehen alle Daten wie Kunden, Kontakte, Produkte, Umsatzlisten jederzeit zur Verfügung.

Sogar die Kasse ist in die Cloud-Lösung integriert

Zu den Vorbereitungen vor dem Go-live gehörten unter anderem das Erfassen von Produktinformationen, die Bereinigung der bestehenden Adressdaten und das Definieren der Abläufe bei Spezialfällen wie Sofortzahlungen der Rechnungen über die Kasse, Bar- und Kreditzahlungen sowie die Abwicklung von Gutscheinen.

Bei der Anpassung von Belegen, Listen usw. konnte Kaffeewelt die vorhandenen myfactory Standardvorlagen als Basis nehmen. Zusätzlich wurden Strichcodes integriert, da diese für eine speditive Abwick- lung am POS (Point of Sales) wichtig sind. Für Kaffeewelt war es ein enormer Vorteil, dass auch das Kassensystem in die «Cloud» integriert ist.

« Kaffeewelt sorgt für das Genusserlebnis, und myfactory liefert die Daten für eine optimale Kundenberatung und reibungslose Geschäftsprozesse. »

Bruno Trepp, Kaffeewelt GmbH

Mit der passenden Lösung in die Zukunft

Beim Start mit myfactory konnten sich die Mitarbeitenden in den ersten Wochen bei Fragen jederzeit an myfactory Schweiz wenden. Bereits nach kurzer Zeit lief jedoch alles rund. Heute gehört myfactory – wie eine gute Tasse Kaffee – einfach «dazu». Bruno Trepp, Mitinhaber von Kaffeewelt, ist überzeugt, dass sich der Aufwand für das neue System gelohnt hat: «Das Endresultat macht Spass. Der Fortschritt gegenüber früher ist deutlich erkennbar. Wichtige Informationen können jederzeit aktuell dargestellt werden und sind für alle zugänglich.» Dabei lobt er auch die Zusammenarbeit mit dem Lösungspartner myfactory Schweiz. Wünsche der Anwender wurden jeweils strukturiert umgesetzt, und die kurzen Kommunikationswege sowie die klaren Abrechnungen sorgen für Transparenz.