Bewegende Aufnahmen dank moderner ERP-Lösung

Die Schweizer AG ist der führende Händler von Videoequipment für professionelle Anwender und Fachhändler in der Schweiz. Der Vertriebspartner renommierter Hersteller unterhält ein Sortiment aus über 60.000 Produkten und wird von mehr als 1.000 Lieferanten beliefert. Als Absatzkanäle fungiert neben dem Ladengeschäft am Unternehmensstandort in Schlieren (ZH), welches mit über 300m² das größte Fachladengeschäft für professionelle Videotechnik in der Schweiz ist, vor allem der Webshop. Darüber hinaus agiert die Schweizer AG als Distributor für andere Fachhändler.

Know-how und die Begeisterung für Videotechnik sind die primären Antriebe der Schweizer AG. Das bereits 1971 gegründete Unternehmen setzt dabei vor allem auf die Nähe zum Kunden und begreift neue Technologien als Möglichkeiten, um die eigene Positionierung zu stärken. So ist es nicht verwunderlich, dass im Jahre 2000 als erster Händler der Schweiz Videotechnik für die Produktion von HD-Inhalten vertrieben wurde und im Jahre 2005 der erste Onlineshop für professionelle Videotechnik startete. Seitdem konnte die Schweizer AG ihre Position kontinuierlich stärken und hat das Geschäftsmodell inzwischen um den Verleih von Videoequipment, professionelle Schulungen und Streaming erweitert.

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Kundennähe als Geheimnis des Erfolges

Die Vielfalt der angebotenen Leistungen neben der reinen Händlertätigkeit zeigt bereits, dass der Spezialist für Videotechnik eine starke Kundenorientierung lebt. Das Kundenverständnis ist davon geprägt, sich als Partner auf Augenhöhe der Kunden zu verstehen – und das kommt gut an. Die Beratung der Schweizer AG arbeitet lösungsorientiert, anhand der jeweiligen Situationen werden jeweils die passenden Produkte empfohlen. Dabei können auch Dienstleistungen wie Versicherungen oder Finanzierungen über Partner abgebildet werden, wodurch der Kundennutzen weiter steigt. Ein weiterer Mehrwert entsteht durch die Übernahme des gesamten Gewährleistungsprozesses von der Reparaturlogistik bis zur Abrechnung von Reparaturkosten, kleineren inhouse-Reparaturen, Erinnerungen an Garantieverlängerungen, kostenlosen Software-Updates und dem Datenrettungs-Service für beschädigte Speichermedien. Die Vielfalt der Dienstleistungen und der gelebte kundenzentrierte Anspruch zeigen, dass die Anforderungen an Software immens sind.

Heterogene IT-Infrastruktur erschwert tägliche Arbeit

Mit der Flexibilität der Schweizer AG konnten die alten Systeme nicht mithalten. Eine heterogene IT-Infrastruktur, bestehend aus Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Webshop-Systemen prägte den Arbeitsalltag. Zur Integration der Systeme kamen spezielle Interfaces und Schnittstellen zum Einsatz, die wartungsanfällig waren. „Die Lösung war zu langsam, wenig flexibel und fehleranfällig“, so beschreibt José Garcia, Geschäftsführer der Schweizer AG, die damalige Situation.

Ein Ansprechpartner für die gesamte IT

Bei der Evaluierung von passenden Software-Lösungen zählten für die Schweizer AG vor allem die Punkte, dass alle Prozesse in einem einzigen, ganzheitlichen System abbildbar sein sollten und dieses aus der Cloud stammt, um keine eigene Hardware betreiben und warten zu müssen. Besonders wichtig war es, dass alle zentralen Elemente des Geschäftsmodells vollständig im System umgesetzt werden und keine Drittanbieter-Systeme notwendig sind. Insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen des Verleihs von professionellem Videoequipment ist dies eine Herausforderung, da unterschiedliche Unternehmensabteilungen gleichermaßen eingebunden sein müssen, um dies kundenzentriert umsetzen zu können.

Klare Zielsetzung: Arbeitserleichterung

Ob im Ladengeschäft, im Verleih oder im Onlineshop: Das neue IT-System sollte vor allem die Unternehmensprozesse verbessern und in einer klaren Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter münden. Medienbrüche sollten vollständig vermieden werden. „Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sind für uns extrem wichtig. Produkteverfügbarkeit und Preise müssen auf dem Shop sofort ersichtlich sein.“, stellte José Garcia heraus. Bei über 60.000 Produkten von über 1.000 Lieferanten, die unterschiedliche Umschlagszeiten besitzen und täglichen Sortiments- und Preisanpassungen unterliegen, ist dies auch nicht verwunderlich. Für den emanzipierten Käufer im Onlineshop sind falsche Preise oder überholte Angaben zur Verfügbarkeit bzw. Lagerhaltung schließlich nicht hinnehmbar.

«Eine integrierte Prozesslandschaft und eine moderne, teilweise massgeschneiderte ERP-Lösung sorgen intern für hochautomatisierte, effiziente Abläufe.»

José Garcia

CEO, Schweizer AG

myfactory: starker Standard, flexible Individualisierungen

In der Evaluierungsphase entschied sich die Schweizer AG für das ganzheitliche myfactory Cloud ERP im Global.On Abo, welches die Anforderungen an die IT-Lösung abbilden konnte. Zum Einsatz kommt der gesamte Umfang der Softwarelösung mit Ausnahme des Service-Moduls. Bei der Implementierung wurde schnell klar, dass myfactory bereits einen Großteil der Anforderungen mit dem Software-Standard umsetzen konnte. Darüber hinaus konnten durch die Funktionsvielfalt neue Prozesse eingeführt und bestehende Arbeitsabläufe hinsichtlich der Effizienz optimiert werden. Doch die Anforderungen der Schweizer AG gingen noch weiter, denn auch die Verwaltung der Produkte und das Vermietungsmodell sollten vollständig im ERP-System abgebildet werden.

So flexibel sich die Schweizer AG bei der Erschließung von neuen Geschäftsmodellen zeigt, so flexibel konnte die myfactory Instanz individualisiert werden. Eine eigens programmierte Lösung als Teil des ERP-Systems unterstützt die Mitarbeiter fortan bei der umfangreichen Sortimentspflege bzgl. Importe/Exporte. Für den Verleih von professionellem Videoequipment konnte ebenfalls der Standard um ein eigenes Verleihsystem erweitert werden, welches maßgeschneidert auf die Bedürfnisse angepasst wurde. Damit laufen nunmehr alle Unternehmensprozesse in einem einzigen System ab, Aufwände zur Wartung von langsamen Schnittstellen und Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.

Digitalisierung bedingt funktionierendes Change-Management

Die Einführung eines kompletten ERP-Systems setzt voraus, dass die Mitarbeiter die neue Lösung annehmen. Hierfür wurden die Anforderungen der Beschäftigten früh in das ERP-Projekt eingebunden. Die Planungsphase bildet in diesem Zusammenhang die Grundlage für eine effiziente ERP-Einführung. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Unternehmen konnte José Garcia in seiner Rolle als Geschäftsführer die Vorteile der neuen Lösung mit Einfühlungsvermögen beim Team kommunizieren sowie Befürchtungen nehmen.

Fazit: Effizienteres Arbeiten und verbesserte Transparenz

Das myfactory Cloud ERP unterstützt die Schweizer AG in allen Unternehmensbereichen: „Wir arbeiten viel schneller und mit weniger Fehlern; die Übersicht, Statistiken und Rapporte sind immer aktuell und einfach.“, bewertet Geschäftsführer José Garcia die Ergebnisse des ERP-Projektes. Als Tipp gab der CEO noch mit: „Offen sein für die Empfehlungen von den Experten. Diese machen so viele Installationen, die kennen sich bestens aus und haben gute Ideen.“ Mit diesem Setup ist die Schweizer AG bestens aufgestellt, um auch in Zukunft für bewegende Bilder in Film und TV zu sorgen und ihre Kunden glücklich zu machen.