Global unterwegs mit dem ERP-System aus der Cloud

Die globalen Warenströme sind auf Rekordniveau und wachsen weiter. Bevor die Güter auf ihre Reise gehen, müssen sie so verpackt werden, dass sie sowohl äusseren Einflüssen als auch gesetzlichen Vorschriften standhalten. Die Kunst des richtigen Verpackens – und zwar in allen Dimensionen – gehört zur Kernkompetenz der Zaugg Emballeur AG. So verschieden die Verpackungen auch sind, dank myfactory genügt ein System für das ganze Unternehmen.

Als erster professioneller Schweizer Transportverpacker und Kistenfabrikant expandierte die Zaugg Emballeur 2011 nach China. Nur 150 km vom weltgrössten Containerhafen Schanghai entfernt, bedient die Zaugg (Changzhou) Packaging Kunden, die einen Service mit «Swiss Quality produced in China» suchen. Die Ursprünge des Schweizer Unternehmens gehen auf das Jahr 1977 zurück. Heute betreuen 37 Mitarbeitende am Hauptsitz in Schlieren bei Zürich, im Werk Biel sowie in Changzhou weltweit Kunden aus der Exportindustrie.

Mit Anbietern von Land-, Luft- und Seetransporten wurden Vereinbarungen getroffen für einen vollständigen Service von der Abholung eines Gutes bis zur seiner Auslieferung am Zielort. Zum Geschäft gehört auch der Handel mit Verpackungsmaterialien und Logistikmitteln. Die Zaugg Emballeur AG gilt heute als ausgewiesener Spezialist für das Verpacken und weltweite Exportieren von Gütern aller Art und bietet ihren Kunden eine umfassende, kompetente Beratung.

Ausgangslage

Das Verpackungsangebot der Zaugg Emballeur AG lässt keine Wünsche o en. Es reicht von Faltboxen über Holzkisten und Paletten bis zum Verpackungsmaterial. Wenn die zu versendende Ware alle Dimensionen sprengt, fertigt die Logistikabteilung der Zaugg Emballeur AG eine massgeschneiderte Lösung. Gleichzeitig kümmern sich die Transportspezialisten auch darum, ob die gesetzlichen Vorschriften beim Versand eingehalten werden. Sobald die Ware unterwegs ist, sorgt ein Tracking-Tool dafür, dass der Standort der Fracht jederzeit nachvollziehbar ist.

Insgesamt sind die Geschäftsprozesse bei der Zaugg Emballeur AG geprägt von einer hohen Variantenvielfalt und Dynamik. Um diese Anforderungen zu bewältigen wurde ein ERP-System eingesetzt, welches allerdings bereits nach zwei Jahren ersetzt werden musste. Grund dafür war, dass die Weiterentwicklung der Lösung eingestellt wurde und damit der Support nicht mehr gewährleistet war. Angesichts der bevorstehenden Expansion nach China war das damit verbundene Risiko zu gross. Die Zaugg Emballeur AG machte sich daher auf die Suche nach einem neuen ERP-System.

Zielsetzung

Nachdem bereits nach kurzer Zeit ein neues ERP eingeführt werden musste, war man bei Zaugg Emballeur AG besonders darauf be- dacht, ein Produkt bzw. einen Lösungsanbieter zu wählen, welcher Kontinuität und Sicher- heit garantierte. Das neue System musste in der Lage sein, die Benutzer an allen Standor- ten bedienen zu können. Selbstverständlich mussten auch die Benutzer in China mit dem gleichen System arbeiten können.

Als weiteres Ziel wurde die umfassende Migration der vor- handenen Daten de niert. Funktional standen die Schnittstelle zum Tracking-Tool auf der Agenda, sowie die Einführung eines integrier- ten Produktionsmoduls für die Herstellung in- dividueller Verpackungen. Da Kundenservice und individuelle Beratung bei der Zaugg Em- balleur AG einen hohen Stellenwert geniessen, sollte gleichzeitig auch ein leistungsfähiges CRM integriert sein.

Vorgehen

Als künftiges ERP-System kam schon bald myfactory ins Spiel. Die Cloud-Lösung konnte das Vorgängersystem nicht nur ersetzen, sondern bot dank des grossen Funktionsumfangs einen echten Schritt in die Zukunft. Weitere Vorteile waren das günstige Kosten-/Nutzenverhältnis der Software, das transparente Abo-Abrechnungssystem sowie die moderne Technologie und Systemarchitektur. Zusammen mit dem Projektteam von myfactory Schweiz wurden der Umfang der Datenmigration und die anschliessende Implementierung festgelegt. Während der Realisierung fand ein reger Austausch zwischen dem Projektteam der Zaugg Emballeur AG und den myfactory Entwicklern statt.

Ein laufendes Projektcontrolling sorgte dafür, dass trotz punktueller Anpassungen und neuer Benutzerwünsche der gesamte Projektablauf inklusive Budget stets unter Kontrolle war. Bereits nach knapp drei Monaten konnte myfactory eingesetzt werden und unterstützte die Hauptprozesse bei Zaugg Emballeur. Ein Ergebnis, mit welchem nicht nur das Projektteam äusserst zufrieden war, sondern auch sämtliche Benutzer. Das neue System bot viel mehr Möglichkeiten und Informationen als bisher. Die Anwenderschulung wurde von myfactory direkt bei der Zaugg Emballeur AG vor Ort durchgeführt und orientierte sich an konkreten Geschäftsprozessen und Anwendungsfällen.

Die Zaugg Emballeur AG kümmert sich auch um aussergewöhnliche Transporte. Die Kunden können sich ganz auf die Verpackungsspezialisten verlassen, welche bei ihrer anspruchsvollen Arbeit jederzeit auf myfactory zählen können.

Lösungskonzept

Die Cloud-Lösung myfactory ist in verschie- denen Abo-Varianten mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich. Die Zaugg Emballeur AG entschied sich mit «myfactory Factory.ON!» für die umfangreichste Variante. Darin enthalten sind unter anderem Anwendungen für Verkauf, Einkauf, Marketing, Groupware (Mail/Aufgaben/Kalender), Lager, Produktion und zahlreiche weitere Module. Genutzt wird das in der Schweiz gehostete ERP im gesamten Unternehmen und an allen Standorten. So auch in China, wo den chinesischen Mitarbeitenden eine Oberfläche in der Sprache Mandarin zur Verfügung steht. Bei der Übersetzung arbeiten die Zaugg Emballeur AG und myfactory Schweiz eng zusammen. Die Übersetzung kommt von Zaugg, und myfactory importiert diese ins myfactory-Wörterbuch.
Auch für Kunden mit besonderen Verpackungsanforderungen hat die Firma Zaugg Emballeur immer die richtige Lösung. Manche Maschinen, Aggregate oder Anlagen las- sen sich nicht auf herkömmliche Weise sicher verpacken. In solchen Fälle werden eigens Verpackungen in Form von komplexen Konstruktionen gefertigt.

Unterstützt werden die Zaugg-Spezialisten dabei von einem Kon gurator für die verschiedenen Verpackungstypen, welcher direkt im Standard der Public Cloud entwickelt wurde und in die Verkaufsbearbeitung von myfactory integriert ist. Damit lassen sich aufgrund der gewünschten Masse automatisch die Stückliste mit den entsprechenden Holz- teilen, Latten und Verstärkungen sowie die benötigten Operationen berechnen und erstellen. Der Kon gurator bietet eine umfangreiche Funktionalität und lässt sich im Unternehmen nicht mehr wegdenken. Bei der Herstellung der Verpackungslösungen wird das Produkti- onsmodul von myfactory eingesetzt für Produktionsaufträge, Stücklisten, Materiallisten und Arbeitspläne sowie für die Erfassung von Kosten und Arbeitszeiten bei der Kalkulation. Die Planung der Produktion erfolgt ebenfalls mit myfactory.

« Der direkte Kontakt zwischen den Fachspezialisten im Unternehmen zum Projektteam des IT-Anbieters – in unserem Fall auch zu den Entwicklern – ist wichtig, denn oft steckt bei der Umsetzung der Teufel im Detail. »

Michael Zaugg, CEO, Zaugg Emballeur AG

Fazit

Seit 2012 ist myfactory bei Zaugg Emballeur AG im Einsatz. Das moderne ERP-System aus der Cloud hat sich als fester Bestandteil bei der täglichen Arbeit etabliert. Egal, ob sich die Verpackungsspezialisten in Schlieren, Biel oder Changzhou befinden – myfactory steht immer und überall zur Verfügung. Und zwar ohne, dass jemand dafür einen Server warten oder kostspielige Updates installieren muss. Für Michael Zaugg, CEO der Zaugg Emballeur AG, sind die Transparenz und Durchgängigkeit von myfactory besonders wertvoll: «Mit unserem neuen Cloud ERP von myfac- tory bin ich in der Lage, mich mit wenigen Klicks über die Auslastung der verschiedenen Betriebsstätten zu informieren. Zudem haben wir mit myfactory einen durchgehenden Prozess von der Angebots- bis Rechnungsstellung,
inklusive der gesamten Produktion und Nach- kalkulation.»

Die Einführung von myfactory hat sich schon heute bezahlt gemacht, wurden dadurch die Massfehler und der Ausschuss deutlich reduziert, zudem ist die Durchlaufzeit der Au räge heute um einiges schneller. So unterschiedlich die Verpackungsvarianten auch sein mögen, bei Zaugg Emballeur hat man mit einem System alles im Griff.