Die Herausforderung
Als sich die Beropur AG in Sirnach entschloss, ihre in die Jahre gekommene ERP-Software durch eine moderne Gesamtlösung zu ersetzen, war ihre IT-Landschaft durch verschiedene, anfällige Insellösungen geprägt. Auch die Tablet- PC-Schnittstelle der Aussendienstmitarbeitenden entsprach nicht mehr dem aktuellen Stand. Der Entschluss, den Schritt in die Zukunft mit einer Cloud-Lösung zu machen, beruhte auf dem Wunsch nach besserer Datenverfügbarkeit, mehr Sicherheit, tieferen und kalkulierbaren Kosten, Skalierbarkeit und nach einer einfacheren Systemverwaltung. Als Beginn der Evaluationsphase nutzte man die topsoft, Messe für Business Software. Die Gespräche mit verschiedenen Anbietern führte auch zum Kontakt mit myfactory Software Schweiz. Die präsentierten Möglichkeiten und Funktionen der SaaS-Lösung myfactory entsprachen schlusendlich genau den Vorstellungen der Beropur AG.
Die Entscheidung
Wie viele Schweizer Unternehmen gehört die Beropur mit ihren 8 Mitarbeitenden zu den eher kleinen Firmen. Trotzdem waren die Anforderungen alles andere als trivial. Der integrierte Online-Shop und die iPad-Anbindung des Aussendienstes gehörten dabei
zum Pflichtprogramm, das myfactory zu bewältigen hatte. Ganz ohne individuelle Anpassungen ging es dabei nicht. Hier zeigte sich die Stärke des Anbieters: Dank eigener Entwicklerressourcen konnte jede Hürde problemlos gemeistert werden. Zudem können mit myfactory die beiden wichtigsten Vertriebskanäle der Beropur – Aussendienst und Online-Shop – gleichzeitig bedient werden: Die Kunden bestellen entweder direkt übers Web, oder der Aussendienst löst die Bestellung live und vor Ort übers iPad aus.
Wer sich wie die Beropur AG für eine Cloud-Lösung entscheidet, stellt rasch fest, dass die sofortige Bereitstellung der Software sehr einfach ist. Die Software «funktioniert» von Beginn an standardmässig. Das heisst aber nicht, dass eine SaaS-Lösung dadurch nicht anpassbar wäre. Bei der Optimierung von myfactory auf die Geschäftsprozesse profitierte Beropur von der Zusammenarbeit mit myfactory Schweiz. Deren Software-Entwickler programmierten gezielt einige speziell für die Beropur wichtige Funktionen. Während der ganzen Einführungsphase unterstützte myfactory Schweiz die Anwender aktiv im Projekt und stellte bei Bedarf Ressourcen und Spezialisten zur Verfügung. Kurze Kommunikationswege eliminierten das Risiko von Missverständnissen. Ein professionelles Ressourcen- und Zeitmanagement sorgte auch in hektischen Zeiten auf, dass eine sehr gute Umsetzung gelang.
Umsetzung
Der bekannte Effekt „früher war alles besser“ ist nach der Einführung von myfactory nicht eingetreten. Die Akzeptanz der neuen Lösung war bei den Mitarbeitenden der Beropur AG von Anfang an sehr hoch; auch die Programmlogik der neuen Lösung wurde durchwegs geschätzt. Schliesslich profitieren alle Anwender von der Durchgängigkeit des Gesamtsystems. Beim Aussendienst ist natürlich die iPad-Funktionalität besonders beliebt, welche genau auf die Anforderungen der Beropur abgestimmt wurde.
Ergebnis
Die Beropur zieht ein äusserst positives Fazit, was ihren Entscheid für eine Cloud-Lösung betrifft. Mit myfactory konnte eine sehr gut integrierte Plattform in Betrieb genommen werden, welche ohne externe Schnittstellen auskommt. Ausser für einfache Endgeräte (PC, Drucker, Notebook, iPads) hat die Beropur heute nur noch geringe Hardwarekosten. Die Administration der Geräte und der Systemumgebung ist einfach und kann selber bewältigt werden. Mittelfristig erwartet die Beropur AG merklich tiefere Kosten und Zeitaufwand für die IT, so dass sie sich vermehrt um das eigentliche (gewinnbringende) Geschäft kümmern kann.
