TIM Service GmbH

Mit dem myfactory Cloud ERP verwalten wir mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern mehr Aufträge.

Edwin Heudorfer, Geschäftsführer TIM Service GmbH

Effizienz im Tagesgeschäft schafft Freiraum für Wertschöpfung

Die TIM Service GmbH hat sich auf den Handel von technischen Produkten spezialisiert. Das im Jahre 1997 gegründete Unternehmen aus Bad Saulgau in der Nähe des Bodensees deckt mit seinem breiten Produktportfolio die Bedürfnisse von Handwerk und Industrie ab. Das Handelsunternehmen verfügt über mehr als 300.000 Artikel im Produktportfolio. Dabei fallen mehr als 1.200 Geschäftsvorgänge im Monat an. Mit einem Versorgungsmanagement und einer E-Procurement-Lösung werden die Einkaufsprozesse der anspruchsvollen Kunden maßgeblich unterstützt und möglichst effizient gestaltet.

Gesucht: ein ganzheitliches, browserbasiertes ERP-System zur Prozessoptimierung

Mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern mehr Aufträge verwalten: Das war das selbstgesteckte Ziel vom Geschäftsführer der TIM Service GmbH, Edwin Heudorfer, zu Projektbeginn. Dafür galt es vor allem die internen Prozesse zu optimieren. Dazu sagte der Geschäftsführer: „Ziel war es ein ganzheitliches, browserbasiertes System zu finden, welches unsere Abläufe nicht nur darstellen, sondern auch wesentlich optimieren kann“. Konkret sollten dafür die Abteilungen Einkauf, Verkauf und Auftragsabwicklung weitgehend digitalisiert werden. Die neue ERP-Software sollte darüber hinaus die Lagerbestände nicht nur verwalten, sondern auch automatisiert disponieren können. Um mit den Kunden in Kontakt zu bleiben und alle Touchpoints zu verwalten, sollte ein CRM integriert sein. Für den technischen Vertrieb, der beim Kunden vor Ort akquiriert, galt es sicherzustellen, dass alle Informationen aus dem ERP zum jeweiligen Kunden abrufbar sind. Für die revisionssichere Dokumentenarchivierung galt es gleichermaßen eine Lösung zu finden. Letztlich war eine weitere Grundanforderung an das System, dass kleinere Anpassungen am ERP selbständig durchgeführt werden können.

Aufgrund der großen Produktvielfalt und um attraktive Konditionen den Kunden gewährleisten zu können, besteht eine Zugehörigkeit zum Handelsverband NORDWEST AG. Im Zuge der ERP-Einführung galt es sicherzustellen, dass eine EDI-Anbindung zur Organisation über das ERP realisiert werden kann. Via Electronic Data Interchange (kurz: EDI) wird der elektronische Austausch von strukturierten Informationen zwischen zwei Geschäftspartnern verstanden, z.B. für Bestellungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen. Besonders für größere Handelsorganisationen ist dieser Austausch essenziell für die Zusammenarbeit.

myfactory überzeugt als ganzheitliches, browserbasiertes ERP-System

Im Rahmen des ERP-Projektes wurden verschiedene ERP-Lösungen in Augenschein genommen. Obwohl für andere ERP-Systeme bereits eine EDI-Anbindung zum Handelsverband existierte, entschied sich die TIM Service GmbH zusammen mit dem Implementierungspartner myfactory.Center Ammersee für die Lösung von myfactory im „Business.ON!“ Cloud Abo. „Die myfactory ist ein ganzheitliches System als Cloudlösung mit einer kalkulierbaren Preisstruktur. Die Kombination haben wir bei keinem Mitbewerber gefunden“, so kommentierte der Geschäftsführer der TIM Service GmbH seine Entscheidung. Dazu bietet das Cloud ERP bereits eine Abdeckung der meisten Anforderungen im Systemstandard und zusätzliche Möglichkeiten für effiziente Prozesse. Zuletzt überzeugten die kalkulierbaren Kosten, da nur wenige Anpassungen durchgeführt werden mussten.

Die gesamte Auftragsbearbeitung läuft nun im Zusammenspiel mit dem Einkauf und Verkauf digital und ohne papierhafte Belege ab. Die Disposition beinhaltet auch die Lagerhaltung des Handelsbetriebes. Durch die Anbindung des bestehenden Onlineshops der TIM Service GmbH werden die zahlreichen Artikel nur noch zentral im ERP gepflegt. Preise, Produktbeschreibungen und Verfügbarkeiten werden vom Onlineshop zwar dargestellt, diese stammen aber aus dem ERP. Für die revisionssichere Dokumentenablage konnte eine automatisierte Übergabe der Belege an das Dokumentenmanagementsystem „docbox“ geschaffen werden, da die myfactory über eine Programmierschnittstelle (API) verfügt. Über diese wurde auch die Anbindung an den Handelsverband via EDI realisiert. Die myfactory erstellt Belege auf Wunsch nach dem ZUGFeRD-Standard, was die EDI-Integration vereinfacht. Da die Finanzbuchhaltung ausgelagert ist, hat sich der DATEV-Export bewährt, der ebenfalls standardisiert genutzt werden kann. Das beleglose Arbeiten mit der Cloud-Software ermöglicht die problemlose Implementierung vom Homeoffice für die Mitarbeiter im Innendienst, was zusätzliche Flexibilität und Arbeitgeberattraktivität darstellt. Aber auch der technische Vertrieb bzw. Außendienst nutzt die cloudbasierte Software aktiv, um auf einen Blick alle Kundenvorgänge unterwegs einsehen zu können. Unterstützt wird dies durch das integrierte CRM-Modul, welches die gesamte Kundenkommunikation beinhaltet und mit Aufträgen, Rechnungen und Transaktionen kombiniert. Die Serienmail-Funktion des CRM-Moduls unterstützt das Unternehmen aktiv beim Marketing für Info-Mails oder spezielle Aktionen. „Das hat uns schon einige zusätzliche Umsätze gebracht“, berichtet der Geschäftsführer Edwin Heudorfer.

Hohe Nutzungstiefe nach ERP-Migration

Grundlage der ERP-Migration stellten die vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten dar, die in die myfactory importiert wurden. Zu Beginn konzentrierten sich die Mitarbeiter vor allem auf den Umgang mit den Stammdaten, um die entsprechenden Prozesse in der ERP-Software zu erlernen. Anschließend folgten Schulungen, die die gesamte Auftragsabwicklung zeigten. „Bereits nach wenigen Wochen waren wir ‚prozesssicher‘, der Warenverkehr lief und am Ende konnten Rechnungen geschrieben werden“, fasste Edwin Heudorfer die ERP-Migration zusammen. Anschließend folgten die Feinarbeiten zur Prozessoptimierung. Da die Mitarbeiter aber bereits schnell eine hohe Nutzungstiefe erreichten, konnte dann an der Tiefe gearbeitet werden. „Auch wenn am Anfang viel zu korrigieren war – war es erstaunlich, wie schnell Sie das System adaptiert haben und auch Ideen entwickelten, es zu nutzen“, rekapituliert der Geschäftsführer der TIM Service GmbH.

Fazit: Optimierte Prozesse schaffen Raum für gesteigerte Wertschöpfung

Die grundsätzlich vor Projektstart definierten Ziele konnten vollständig durch die Einführung vom myfactory Cloud ERP erreicht werden. Die Belegschaft des Handelsunternehmens erreicht durch optimierte Unternehmensprozesse nun eine deutlich höhere Wertschöpfung. Dieselben Mitarbeiter bearbeiten nun nicht nur mehr Aufträge, sondern das Team profitiert darüber hinaus von allen Vorteilen der Cloud wie Homeoffice oder eine mobile Verfügbarkeit aller Informationen. Dabei resümiert der Geschäftsführer Edwin Heudorfer: „Wir können die myfactory nur empfehlen – das Programm gibt genaue Vorgaben vor, wie Prozesse laufen müssen und ermöglicht dennoch durch Anpassungen die Eigenheiten, die jeder Betrieb hat, abzubilden“. Der Manager wünscht sich darüber hinaus, dass noch weitere der über 800 Handelsverbandskollegen auf das Cloud ERP von myfactory setzen, um Synergien zu nutzen. So erklärt Edwin Heudorfer: „Wir sind gerne bereit hier mitzuhelfen und die Wege zu Bahnen“.